كيف تتعامل مع موظفيك عن بعد

مع تزايد الاعتماد على الموظفين المتعاملين من الخارج، سواء من المنازل أو حتى من أي مكان أخر غير مكاتب الشركات أو حتى من خارج الدولة التي تتواجد فيها الشركة، أصبحت الشركات في حاجة إلى المزيد من التطوير والتدريب لهؤلاء الموظفين وخصوصاً للشركات الصغيرة، وهنا يفضل الاعتماد على برامج تدريب عن بعد وتحديداً من خلال الإنترنت وهي التي من شأنها أن تجعل عملية التدريب أسهل وأسرع وأقل كلفة.

أصبح الموظفون المتعاملون من الخارج ظاهرة في ملحوظة في الشركات حول العالم وفي الولايات المتحدة، فهناك شركات أمريكية نصف موظفيها "دوام كامل" يتعاملون من الخارج، وتشير أخر إحصائيات مؤسسة IDC إلى أنه بحلول عام 2013 ستكون 75% من القوى العاملة في الولايات المتحدة ونحو 35% من القوى العاملة في أنحاء العالم بأسره متنقلة وغير مرتبطة بمكان معين وذلك من خلال تقنيات الاتصال المحمولة.

يبدو من المنطقي وضع إطار للعمل في هذا الوضع الجديد الذي يصعِّب في حقيقة الأمر من فرص النظام المطلوب وما يتبعه من تقديم معدلات عمل مذهلة فيما يتعلق الموظفين أنفسهم، حيث أن ابتعاد الموظف عن مديره قد يدفعه في بعض الأحيان للاستهتار والتساهل في عمله، حتى وإن لم يكن كذلك فقد يفقد تدريجياً حماسه للعمل، ما يضع عبئاً أكثر ثقلاً على كاهل أي مدير يتعامل مع موظفين خارجيين.

ولجميع تلك الأسباب والمشاكل التي تناولناها في السطور السابقة، سنقدم الآن بعض النصائح المفيدة لمسألة التعامل مع الموظفين الخارجيين والقدرة على تدريبهم أيضاً.

1- التوظيف الذكي (الموهبة العالية مع الاستعداد للتعاون)

عند توظيف شخص ما يجب الوضع في الاعتبار القدرة والموهبة والكفاءة ولكن المهم أيضاً أن يكون الموظف أو الموظفة يتحلى بقدرة على التعاون عن بعد بصورة سلسلة ومتدفقة مع زملائه ومديريه، وهي مسألة قد تفوق أهميتها قدرة أو مهارة الموظف الخاصة خصوصاً مع اتجاه الشركات للاعتماد على الموظفين من الخارج.

2- توفير أدوات النجاح

الموظف المتعامل من الخارج يحتاج إلى إمكانية وصول سريعة وموثوقة إلى المعلومات التي يحتاجها حتى يتمكنوا من أداء مهامهم على أكمل وجه، وهذه الأدوات تتمثل مبدئياً في الإنترنت والبريد الإلكتروني والاتصال أيضاً، ولكنها يمكن أن تتسع لتشمل أيضاً الشبكات الخاصة والمستندات المتبادلة والتطبيقات المختلفة من فئة SaaS وخلافها من الأدوات، والتي تعتبر الأدوات الأهم حالياً لأي موظف خارجي ومن المستحيل أن يتساهل مع أي قصور في أي من هذه الأدوات، إذ أن أي قصور يعني الفشل في العمل مباشرة.

هذا الأمر يتطلب من مدير المنتجات المزيد من المجهود لعمل دورات تدريبية عبر الإنترنت للتواصل مع الموظفين والتعرف على مطالبهم من ناحية متطلبات العمل، ويفضل أن تكون تلك الدورات والأنظمة قائمة بالفعل حتى قبل توظيف أي شخص، وذلك حتى لا يضيع الكثير من الوقت.

3- التعامل الأول يجب أن يكون وجهاً لوجه

يُنصح بأن يقضي الموظفين الجدد أيامهم الأولى داخل المقرات الرئيسية للشركات التي استعانت بهم وذلك بغرض بناء علاقات شخصية بين الموظفين وبعضهم أو حتى بين الموظفين ومديريهم وهو أمر يستحيل تنفيذه إذا كانت جميع التعاملات عن بُعد، إذا أن هذه العلاقات الشخصية لا تمثل فائدة للموظف فحسب بحيث يشعر بالانتماء لمكان أو كيان يحترمه ويقدر جهوده ولكنها تعود بالنفع على المصلحة العامة للشركة أيضاً إذا توافرت مشاعر البهجة والحب بين الموظفين.

كما أنها تعتبر فرصة للمديرين لينقلوا إلى الموظفين الجدد ثقافة وتقاليد الشركة، وحتى بعض انقضاء فترة التعارف الأولى يٌنصح بعقد اجتماعات دورية محددة المواعيد يتم في المقر الرئيسي حتى يجدد النشاط لدى الجميع من موظفين ومديرين.

4- التركيز على كيفية استخدام الأدوات

هناك الكثير من الأدوات فائقة الجودة ورخيصة الثمن التي يمكن أن تستغلها الشركات الصغيرة تحديداً في برامجها للتواصل مع الموظفين وتدريبهم، ولكن الأهم في الحقيقة هو كيفية استغلال تلك الأدوات، فيجب على المدير بين الحين والأخر أن يوقف جلسة التدريب ويبدأ في التحاور مع الموظفين الجدد للتعرف على مدى استيعابهم لما يُشرح لهم، وليرى إذا كان لديهم أية أسئلة أو تعليقات، ويفضل هنا الاستعانة بأدوات متخصصة تسمح بإمكانية عمل محادثات فورية ليتمكن الطرفين من التواصل مع بعضهم بصورة طبيعية.

وقد أشار العديد من المديرين إلى تفضيلهم لأدوات مثل Skype (كأداة اتصال رئيسية في جلسات التدريب)، كما يُفضل الاستعانة بتطبيقي Dropbox وBox.net لأغراض تبادل الملفات والتخزين، كما أنه يجب الاعتماد على أسلوب رشيق ومرن لإدارة فريق التطوير المسئول عن التدريب.

5- المراعاة الشديدة لظروف وقدرات الموظفين

عملية تدريب فريق من الموظفين عن بعد وتوجيههم وتشغيلهم بعد ذلك تعتبر من أخطر المراحل إن لم تكن الأخطر على الإطلاق، وهي عملية تحتاج لقدر كبير من المرونة أيضاً من قبل المدير، لذلك يٌفضل في هذه الحالة ترك المزيد من الحرية للموظفين في هذه المرحلة وتوفير مراعاة أكبر لظروفهم ومواعيد عملهم وفق التوقيت الخاص بهم، كما يجب منحهم قدراً أكبر من الوقت والحرية عند التعامل مع تعليمات أو متطلبات جديدة للعمل وأن يحققوا هم التقدم بأنفسهم وليس تحت ضغط من المديرين

المصدر.